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Die elektronische Patientenakte (ePA) wird nach und nach immer mehr Gesundheitsinformationen enthalten. Um in dieser Datenfülle den Überblick zu behalten, bieten Filter- und Sortierfunktionen eine schnelle Möglichkeit, gezielt Dokumente zu finden. Psychotherapeuten und Ärzte können dabei zum Beispiel die neuesten Einträge oben anzeigen lassen oder nach bestimmten Dokumentenarten wie Arztbriefe und Laborbefunde filtern.
Diese Übersicht basiert auf sogenannten Metadaten – Zusatzinformationen, die jedes Dokument automatisch erhält, wie z. B. Erstellungsdatum, Autor und Dokumententyp. Das Praxisverwaltungssystem (PVS) unterstützt die Praxis hierbei, indem es Felder wie den Autor und das Datum oft automatisch ausfüllt, um den Dokumentationsaufwand gering zu halten.
Die genaue Darstellung der ePA hängt vom eingesetzten PVS ab, doch alle Systeme bieten eine ähnliche Grundstruktur, die eine praktische Übersicht über die Dokumente erlaubt. Ein weiterer Vorteil ist, dass das PVS erkennbar macht, ob ein Dokument schon in die Praxisakte (Patientenkartei) heruntergeladen wurde, was Doppelungen vermeidet.
Ab Januar 2025 werden die Filter- und Sortierfunktionen aktiv sein und damit eine übersichtliche Verwaltung ermöglichen. Eine Volltextsuche, mit der auch der Inhalt der Dokumente durchsucht werden kann, ist für 2026 geplant.
