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Arztbriefe schnell und sicher elektronisch zu senden und zu empfangen, das ist inzwischen ganz einfach möglich. Die Kontaktdaten des Adressaten findet man im sogenannten Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur. Wie Ärzte und Psychotherapeuten diesen gut nutzen können, damit befasst sich der dritte Teil der eArztbrief-Serie.
Der Verzeichnisdienst, kurz VZD, ist das zentrale Adressbuch der Telematikinfrastruktur (TI). Hier sind alle Teilnehmer der TI, die sich beim Kommunikationsdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) registriert haben, mit ihren KIM-Adressen aufgeführt. Das sind nicht nur Praxen, Ärzte und Psychotherapeuten, sondern auch Krankenhäuser, Apotheken, Pflegeheime, Krankenkassen und Kassenärztliche Vereinigungen. Über KIM sind alle direkt und sicher erreichbar.
Suche von Umsetzung in PVS abhängig
Aufgrund der Vielzahl der Einträge im Verzeichnisdienst, ist die Suchfunktion im Praxisverwaltungssystem (PVS) entscheidend dafür, wie komfortabel die richtige Adresse gefunden werden kann. Es gibt Systeme, in denen das sehr einfach mit der Eingabe des Namens oder des Praxisortes funktioniert. In anderen PVS ist die Suchfunktion dagegen stark limitiert: So können die Nutzer nur mittels BSNR der Kollegin oder des Kollegen die KIM-Adresse finden. Einige Systeme lösen Umlaute im Namen oder Ort nicht korrekt auf, andere haben damit keine Probleme.
Einige PVS geben ihren Nutzern zudem Hinweise, wie die Suche am besten genutzt werden kann. Praxen sollten diese beachten und sich zudem nicht scheuen, ihren Anbieter auf technische Probleme bei der Suchfunktion aufmerksam zu machen.
Adressbuch im PVS nutzen
Praxen können die KIM-Adresse des Ansprechpartners auch direkt erfragen, so wie man es auch bei einer normalen E-Mail-Adresse tun würde. Im PVS lässt sich ein eigenes Adressbuch mit häufig benötigten KIM-Adressen anlegen. So können Praxen schnell darauf zugreifen, ohne im VZD suchen zu müssen.
KVen, Kammern und KIM-Anbieter pflegen Daten
In der ambulanten Versorgung ist es wichtig, zwischen der Praxis als Institution und den dort tätigen Ärzten und Psychotherapeuten zu unterscheiden. Sie haben in der Regel verschiedene KIM-Adressen, die nicht miteinander verknüpft sind. Auch stammen die hinterlegten Daten von verschiedenen Organisationen: Die Angaben im Verzeichnisdienst für die Praxen liefern die KVen; die Daten für die in der ambulanten Versorgung tätigen Ärzte und Psychotherapeuten kommen von den Landesärzte- oder Landespsychotherapeutenkammern. Die KIM-Adresse fügt der KIM-Anbieter bei der Registrierung den Stammdaten hinzu.
Qualität der Einträge ist wichtig
Es ist sinnvoll, die eigenen Daten im Verzeichnisdienst herauszusuchen und zu überprüfen. Bestehen hier Fehler im Datensatz, können sich Ärzte und Psychotherapeuten mit ihrem Änderungswunsch an die entsprechende zuständige Organisation wenden. Korrekte Angaben machen es Kolleginnen und Kollegen leichter, die richtige Adresse zu finden. Die eigene KIM-Adresse kann zudem auf dem Briefkopf der Praxis, auf der Website, in Arztbriefen oder Befunden und auf Visitenkarten genannt werden.
Postfächer für alle KIM-Adressen überprüfen
Wichtig ist zudem zu wissen, dass jede angelegte KIM-Adresse im Verzeichnisdienst zu finden ist und von anderen Praxen genutzt werden kann. So ist es möglich, dass ein eArztbrief bei der KIM-Adresse der Praxis oder der eines bestimmten Arztes in der Praxis ankommt. Praxen sollten deshalb sicherstellen, dass sie die Postfächer für alle KIM-Adressen regelmäßig auf eingehende Post überprüfen.
